Sicherheit und Datenschutz
Sie vertrauen uns Ihre Nachweise an, also die Unterlagen, die Sie bei einer Begehung vorlegen. Deshalb steht hier, was tatsächlich gilt, und nicht, was gut klingt.
Instandio setzt ein Konto voraus. Ihre Anlagen, Prüfungen und Nachweise liegen damit auf einem Server in Frankfurt am Main, und die vdw GmbH verarbeitet sie als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO in Ihrem Auftrag. Die Webseite liegt bei der 1&1 IONOS SE; nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag findet deren Verarbeitung in der EU oder im EWR statt.
Jeder Betrieb sieht ausschließlich seinen eigenen Bestand. Die Datenbank prüft die Zugehörigkeit bei jeder einzelnen Abfrage, und die Anwendung meldet sich mit einer Rolle an, die diese Prüfung nicht umgehen kann. Zusätzlich filtert die Anwendung selbst nach Ihrem Betrieb.
Vollständiger Export jederzeit, auch während der Kündigungsfrist. Prüfprotokolle sind eigenständige PDF-Dateien und bleiben ohne Instandio lesbar.
Über Entra ID, ohne zusätzliches Passwort. Ihre bestehenden Sicherheitsregeln gelten unverändert weiter: Mehrfaktoranmeldung, bedingter Zugriff, Sperrung ausgeschiedener Mitarbeiter.
Eine Betriebsart
Bis zum 30. August 2026 gab es daneben einen Zugang, der alles im Browser behielt. Den gibt es nicht mehr. Das ist kein Kleingedrucktes, sondern das, was Ihre IT als Erstes wissen will.
| Merkmal | Wie es gilt |
|---|---|
| Wo die Daten liegen | auf einem Server in Frankfurt am Main, Region eu-central-1 |
| Wer sie verarbeitet | die vdw GmbH als Auftragsverarbeiterin in Ihrem Auftrag, mit der Supabase Pte. Ltd. als einzigem Unterauftragsverarbeiter |
| Gemeinsame Datenbasis im Team | ja, alle Angemeldeten Ihres Betriebs sehen denselben Stand |
| Wenn ein Gerät ausfällt | Sie melden sich auf einem anderen Gerät an und arbeiten weiter. Eine Datensicherung durch uns ist das nicht: dafür sorgen Sie selbst über den Export |
| Arbeiten ohne Netz | ja, Sie erfassen weiter; übertragen wird, sobald wieder Verbindung besteht |
| Zugriff durch vdw | im laufenden Betrieb keiner; technisch ausgeschlossen ist er nicht, weil der Verwaltungsschlüssel des Servers bei uns liegt |
| Auftragsverarbeitungsvertrag | erforderlich; liegt mit allen drei Anlagen unterschriftsfertig vor |
| Nutzung ohne Anmeldung | nicht vorgesehen; die Anwendung setzt ein Konto voraus |
Lesen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor Sie sich entscheiden. Er liegt mit allen Anlagen vollständig vor und kann von Ihrer Rechtsabteilung geprüft werden. Die Anlage zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen nennt zu jeder Maßnahme den tatsächlichen Umsetzungsstand, auch dort, wo etwas noch fehlt.
Unterlagen
| Unterlage | Inhalt |
|---|---|
| Auftragsverarbeitungsvertrag | nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, mit Weisungsrecht, Kontrollrechten und Meldepflichten |
| Verarbeitungsübersicht | welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, je Betroffenenkategorie |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | nach Art. 32 DSGVO, mit dem tatsächlichen Umsetzungsstand je Maßnahme |
| Unterauftragsverarbeiter | vollständige Liste mit Sitz und Leistung, Änderungen werden angekündigt |
| Löschkonzept | Fristen je Datenart, Löschauslöser und technische Umsetzung |
| Muster-Betriebsvereinbarung | ausgearbeitete Vorlage für die Abstimmung mit Ihrem Betriebsrat |
In Frankfurt am Main. Instandio setzt ein Konto voraus; Ihre Anlagen, Prüfungen und Nachweise liegen damit auf einem Server in der Region eu-central-1, den die Supabase Pte. Ltd. für uns betreibt. Die vdw GmbH ist dabei Ihre Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Der Anbieter hat seinen Sitz in Singapur; die Übermittlung ist auf Standardvertragsklauseln gestützt. Die Webseite selbst liegt bei der 1&1 IONOS SE; nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag findet deren Verarbeitung in der EU oder im EWR statt.
Im laufenden Betrieb niemand: Die Anwendung meldet sich an der Datenbank mit einer Rolle an, die ausschließlich die Zeilen Ihres Betriebs lesen darf. Technisch ausgeschlossen ist ein Zugriff damit nicht, denn der Verwaltungsschlüssel des Servers liegt bei uns. Eine Supportrolle, die Sie selbst befristet freischalten und deren Zugriffe protokolliert werden, ist beschrieben und noch nicht gebaut. Den Umsetzungsstand jeder einzelnen Maßnahme nennt die Anlage zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Sie exportieren jederzeit selbst. Der Export ist vollständig und kommt als PDF wie auch als strukturierte Datei. Nach Vertragsende bleiben die Daten für eine Karenzzeit abrufbar und werden anschließend protokolliert gelöscht. Kein Datengefängnis, keine Ausstiegsgebühr.
Ja. Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO liegt mit allen Anlagen bereit: Verarbeitungsübersicht, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Sie können ihn vor Vertragsschluss prüfen.
Wahrscheinlich ja, wenn Sie einen Betriebsrat haben und die Zeiterfassung nutzen. Wir liefern eine ausgearbeitete Mustervereinbarung und eine Handreichung für das Gespräch mit dem Gremium mit. Das nimmt Ihnen den größten Teil der Arbeit ab.