Sicherheit und Datenschutz
Sie vertrauen uns Ihre Nachweise an — die Unterlagen, die Sie bei einer Begehung vorlegen. Deshalb steht hier, was tatsächlich gilt, und nicht, was gut klingt.
Instandio arbeitet im Browser. Ihre Anlagen, Prüfungen und Nachweise werden dort gespeichert und an keinen Server übertragen. Die Webseite liegt bei der 1&1 IONOS SE; nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag findet deren Verarbeitung in der EU oder im EWR statt.
Es gibt keine gemeinsame Datenbank, in der Betriebe vermischt werden könnten: Jeder Bestand liegt im Browser des eigenen Betriebs. Für den späteren Serverbetrieb ist die Mandantentrennung Voraussetzung, nicht Zusatz.
Vollständiger Export jederzeit, auch während der Kündigungsfrist. Prüfprotokolle sind eigenständige PDF-Dateien und bleiben ohne Instandio lesbar.
Über Entra ID, ohne zusätzliches Passwort. Ihre bestehenden Sicherheitsregeln — Mehrfaktoranmeldung, bedingter Zugriff, Sperrung ausgeschiedener Mitarbeiter — gelten unverändert weiter.
Zwei Betriebsarten
Das ist kein Kleingedrucktes, sondern der Unterschied, den Ihre IT als Erstes wissen will.
| Merkmal | Kostenloser Zugang | Serverbetrieb |
|---|---|---|
| Wo die Daten liegen | lokal im Browser Ihres Geräts | Verarbeitung in der EU oder im EWR |
| Gemeinsame Datenbasis im Team | nein — jedes Gerät steht für sich | ja, alle sehen denselben Stand |
| Sicherung durch uns | keine — Browserspeicher geleert heißt Daten weg | ja, mit nachgewiesener Wiederherstellung |
| Zugriff durch vdw | technisch ausgeschlossen | nur auf Ihre Anforderung, protokolliert |
| Auftragsverarbeitungsvertrag | nicht erforderlich — es werden keine Daten an uns übermittelt | ja, liegt unterschriftsfertig vor |
| Wofür geeignet | Kennenlernen, Bestandsaufbau, Prüffristen klären | laufender Betrieb, Nachweisführung, mehrere Standorte |
Wenn Instandio Ihre Nachweise dauerhaft führen soll, ist der Serverbetrieb der richtige Weg. Die Vertragsunterlagen dafür liegen vollständig vor und können von Ihrer Rechtsabteilung geprüft werden, bevor Sie sich entscheiden.
Unterlagen
| Unterlage | Inhalt |
|---|---|
| Auftragsverarbeitungsvertrag | nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, mit Weisungsrecht, Kontrollrechten und Meldepflichten |
| Verarbeitungsübersicht | welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, je Betroffenenkategorie |
| Technische und organisatorische Maßnahmen | nach Art. 32 DSGVO — jede Maßnahme mit ihrem tatsächlichen Umsetzungsstand |
| Unterauftragsverarbeiter | vollständige Liste mit Sitz und Leistung, Änderungen werden angekündigt |
| Löschkonzept | Fristen je Datenart, Löschauslöser und technische Umsetzung |
| Muster-Betriebsvereinbarung | ausgearbeitete Vorlage für die Abstimmung mit Ihrem Betriebsrat |
Bei Ihnen. Instandio läuft im Browser Ihres Betriebs; Ihre Anlagen, Prüfungen und Nachweise werden dort gespeichert und an keinen Server übertragen. Die Webseite selbst liegt bei der 1&1 IONOS SE; nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag findet deren Verarbeitung in der EU oder im EWR statt.
Im Regelbetrieb niemand. Ein Zugriff zur Unterstützung erfolgt nur auf Ihre Anforderung und wird protokolliert. Die Einzelheiten stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Sie exportieren jederzeit selbst — vollständig, als PDF und als strukturierte Datei. Nach Vertragsende bleiben die Daten für eine Karenzzeit abrufbar und werden anschließend protokolliert gelöscht. Kein Datengefängnis, keine Ausstiegsgebühr.
Ja. Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO liegt mit allen Anlagen bereit: Verarbeitungsübersicht, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Sie können ihn vor Vertragsschluss prüfen.
Wahrscheinlich ja, wenn Sie einen Betriebsrat haben und die Zeiterfassung nutzen. Wir liefern eine ausgearbeitete Mustervereinbarung und eine Handreichung für das Gespräch mit dem Gremium mit — das nimmt Ihnen den größten Teil der Arbeit ab.
Eine berechtigte Frage an einen kleinen Anbieter. Ihre Daten können Sie jederzeit vollständig exportieren, ohne uns zu fragen. Der Export ist in einem Format, das auch ohne Instandio lesbar ist. Und die erzeugten Prüfprotokolle sind eigenständige PDF-Dateien — sie bleiben gültig, unabhängig davon, ob die Software noch läuft.