Der Ordner
Prüfprotokolle auf Papier im Regal. Vollständig — bis eines fehlt. Und niemand merkt, welches.
Für Fertigungs- und Handwerksbetriebe
Wann war die letzte Kranprüfung?
In vier Sekunden beantwortet — am Kran, mit dem Telefon, ohne Anmeldung.
Katasterführung, Betriebsmittelmanagement und Instandhaltungsplanung in einem System. Fristen nach BetrSichV und DGUV ab Werk gepflegt, QR-Code an jeder Maschine, Bedienung aus Microsoft Teams. Der Preis rechnet nach Anlagen — nie nach Mitarbeitern.
- Für den Fertigungsbetrieb gebaut
- Ihre Daten bleiben im Betrieb
- Keine Kreditkarte
Der Normalzustand
59 % verwalten ihre Instandhaltung in Excel. 6 % mit Fachsoftware.
Das ist kein Vorwurf, sondern der Normalzustand im deutschen Mittelstand. Die Liste funktioniert — solange der Kollege da ist, der sie führt. Bei der nächsten Begehung fragt die Berufsgenossenschaft aber nicht nach der Liste. Sie fragt nach dem Nachweis: geprüft, Mangel erkannt, Maßnahme veranlasst, Erledigung dokumentiert, nachgeprüft.
Genau diese Kette bricht in Excel. Der Mangel steht drin. Die Erledigung nirgends.
Die Liste
Die Excel-Tabelle kennt die Fristen. Sie erinnert nur nicht daran. Und sie sagt nicht, ob der Mangel behoben wurde.
Der Kopf des Kollegen
Er weiß, welche Anlage zickt und wo das Ersatzteil liegt. In vier Jahren geht er in Rente.
Zahlen aus der Untersuchung „Instandhaltung im Wandel“ von osapiens und dem Fraunhofer IML.
Der Unterschied
Drei Dinge, die keiner der anderen so macht
1
Die Fristen sind schon drin
Krane, Stapler, Anschlagmittel, Leitern, Regale, elektrische Betriebsmittel: Fristen, Rechtsgrundlage und nötige Prüferqualifikation sind ab Werk hinterlegt und werden von uns gepflegt. Sie konfigurieren keine Aufgabenvorlagen — Sie tragen Ihre Anlagen ein.
2
Ihre Leute kosten nichts
Jeder Mitarbeiter darf melden, zurückmelden und nachsehen — unbegrenzt, ohne Lizenz. Bezahlt werden Anlagen. Bei 30 Beteiligten zahlen Sie bei uns 273,00 € statt rund 1.350,00 € beim US-Marktführer.
3
Es lebt da, wo Ihr Team schon ist
Installierbar als Microsoft-App, bedienbar direkt in Teams, Anmeldung mit dem vorhandenen Microsoft-Konto. Kein weiteres Passwort. Kein weiteres Portal.
Der Ablauf
Von der Ölspur bis zum Nachweis: fünf Schritte
- 1
Scannen
Der Werker hält sein Telefon an den Code am Kran. Das Anlagenportal öffnet sich im Browser. Keine App, keine Anmeldung, kein Passwort.
- 2
Melden
Foto, ein Satz, Schweregrad. Unter 30 Sekunden. Bei „sicherheitskritisch“ wird die Anlage sofort gesperrt und im Portal als nicht benutzen ausgewiesen.
- 3
Zuweisen
Der Instandhalter bekommt die Meldung in Teams. Er weist sie intern zu — das System prüft dabei automatisch die Qualifikation — oder an eine Fremdfirma mit hinterlegtem Stundensatz.
- 4
Erledigen
Rückmeldung mit Foto, verbrauchten Teilen und Zeit. Auch offline. Die Übertragung passiert, sobald wieder Netz da ist.
- 5
Nachweisen
Prüfprotokoll als PDF, Prüfplakette, lückenlose Historie je Anlage. Was die Berufsgenossenschaft sehen will, liegt auf Knopfdruck bereit.
Kostenloses Werkzeug
Welche Frist gilt für Ihre Anlage?
Kostenlos, ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse. Wählen Sie eine Anlagenart und Sie sehen die Prüffrist, die Rechtsgrundlage, wer prüfen darf — und Sie bekommen die passende Protokollvorlage als PDF.
Kran Mindestens einmal jährlich Flurförderzeug Mindestens einmal jährlich Anschlagmittel Mindestens einmal jährlich Leiter / Tritt Regelmäßig — Frist aus der Gefährdungsbeurteilung, üblich jährlich Regalanlage Mindestens einmal jährlich Elektro, beweglich Richtwert 6 Monate bis 2 Jahre je nach Einsatzbedingung Elektro, ortsfest Richtwert 4 Jahre Hubarbeitsbühne Mindestens einmal jährlich
Die Nachweiskette
Eine Prüfung ohne Konsequenz ist wertlos
Bei jedem Mangel ist die Maßnahme Pflichtfeld — auch bei der Leiter, auch bei der Rundschlinge. Das System schließt den Vorgang erst, wenn die Nachprüfung bestätigt, dass die Maßnahme gewirkt hat.
- Prüfung nach Frist und Rechtsgrundlage
- Mangel mit Schweregrad
- Maßnahme Pflichtfeld
- Erledigung mit Nachweis
- Nachprüfung schließt den Vorgang
Maßnahmenarten
- instandsetzen
- Teil ersetzen
- aussondern
- kennzeichnen
- Nutzung einschränken
- Nachprüfung ansetzen
Abgelegte Anschlagmittel müssen der Nutzung nachweislich entzogen werden. „Aussondern“ ist deshalb eine eigene Maßnahmenart mit Zeitpunkt, Verantwortlichem und Entsorgungsnachweis — und das Objekt fällt anschließend auch aus Ihrer Abrechnung.
Der Preis
Sie zahlen für Ihren Anlagenpark — nicht für Ihre Mitarbeiter.
Eine Leiter kostet 30 Cent im Monat. Ein Kran 78 Cent. Wer hineinschaut, meldet oder zurückmeldet, kostet nichts — egal ob fünf oder fünfhundert Personen.
Beispiel: Werkstatt mit 100 Objekten
- 20 Wartungsobjekte
- 78,00 €
- 80 Prüfobjekte
- 40,00 €
- Monatlich
- 118,00 €
Alle Mitarbeiter inbegriffen. Keine Lizenzgebühr je Person. Netto zzgl. USt.
Aus der Praxis
Entwickelt an einem echten Anlagenbestand
Instandio entsteht nicht am Reißbrett, sondern an einem Fertigungsbetrieb mit Hallenkranen, Anschlagmitteln, Staplern, Mischanlage, Leitern und Regalanlagen. Jede Funktion musste sich dort zuerst bewähren — in der Halle, mit Handschuhen, bei schlechtem Netz.
50
Wartungsobjekte
~800
Prüfobjekte
6
Anlagenarten im Bestand
Sicherheit
Wo Ihre Daten liegen und wem sie gehören
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Instandio arbeitet im Browser Ihres Betriebs. Ihre Anlagen, Prüfungen und Nachweise verlassen ihn nicht.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Vertrag liegt unterschriftsfertig bereit, Unterauftragnehmer offen gelistet.
Ihre Daten bleiben Ihre
Vollständiger Export jederzeit, auch beim Kündigen. Kein Datengefängnis.
Anmeldung mit Ihrem Microsoft-Konto
Entra ID, kein zusätzliches Passwort, Ihre bestehenden Sicherheitsregeln gelten weiter.
Einführung
Von null auf vollständigen Bestand — in drei Wochen
Der schwierigste Teil ist nicht die Software, sondern der erste vollständige Anlagenbestand. Genau da helfen wir: Aufnahme vor Ort, Übernahme Ihrer bestehenden Excel-Listen, Serienanlage gleichartiger Objekte, Etiketten drucken und anbringen, Schulung, Start.
Ab 4.900,00 € einmalig.
Fragen und Antworten
Was Betriebe uns zuerst fragen
Zählt eine Baugruppe als Anlage?
Nein. Abgerechnet werden nur eigenständig prüf- oder wartungspflichtige Objekte. Baugruppen und Komponenten sind kostenfrei. Ausgesonderte Objekte zählen ab dem Tag der Aussonderung nicht mehr.
Was passiert bei der sechsten Anlage im kostenlosen Tarif?
Sie legen sie an und werden gefragt, ob Sie freischalten möchten. Nichts wird gelöscht, nichts wird gesperrt.
Funktioniert das ohne Netz in der Halle?
Ja. Instandio arbeitet ohnehin im Browser — auch ohne Netz vollständig, weil nichts wieder Verbindung besteht.
Müssen wir Microsoft 365 haben?
Nein. Die Anwendung läuft im Browser. Mit Microsoft 365 bekommen Sie zusätzlich die Anmeldung ohne neues Passwort und die Bedienung in Teams.
Was unterscheidet Katasterführung von einer Inventarliste?
Eine Inventarliste sagt, welche Objekte es gibt. Ein Kataster ordnet jedem Objekt seine Rechtsgrundlage, seine Prüffrist, die nötige Prüferqualifikation und seinen Nachweisstand zu. Erst dadurch lässt sich beantworten, ob der Betrieb seine Pflichten erfüllt — und nicht nur, was im Regal steht.
Können wir unsere Excel-Listen übernehmen?
Ja. Die Übernahme bestehender Listen ist Teil der Einführung. Gleichartige Objekte legen wir als Serie an, statt sie einzeln zu erfassen — bei 400 Anschlagmitteln ist das der Unterschied zwischen einem Tag und einer Woche.
Wie lange halten die Etiketten in der Halle?
Wir verwenden beständiges Material, das Öl, Reinigungsmittel und Witterung standhält. Geht ein Etikett doch verloren, wird es neu gedruckt — die Kennung bleibt dieselbe, die Historie der Anlage ist davon nicht betroffen.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Sie exportieren jederzeit selbst — vollständig, als PDF und als strukturierte Datei, auch während der Kündigungsfrist. Nach Vertragsende bleiben die Daten 30 Tage abrufbar und werden anschließend protokolliert gelöscht.
Was ist, wenn es die vdw GmbH nicht mehr gibt?
Eine berechtigte Frage an einen kleinen Anbieter. Drei Antworten: Ihre Daten können Sie jederzeit vollständig exportieren, ohne uns zu fragen. Der Export ist in einem Format, das auch ohne Instandio lesbar ist. Und die Prüfprotokolle, die Sie erzeugt haben, sind eigenständige PDF-Dateien — sie bleiben gültig, unabhängig davon, ob die Software noch läuft.
Wir haben mehrere Werke. Wie rechnet sich das?
Jedes Werk ist ein eigener Standort innerhalb desselben Mandanten. Abgerechnet wird über alle Standorte gemeinsam nach der Zahl der Objekte — je größer der Bestand, desto günstiger das einzelne Objekt.
Fangen Sie mit einem Kran an.
Fünf Anlagen sind dauerhaft kostenlos. Keine Kreditkarte, keine Kündigungsfrist, kein Verkaufsgespräch. Tragen Sie Ihre erste Anlage ein und sehen Sie in zwei Minuten, wie es um Ihre Fristen steht.